Antragsvorbereitung

Eine gründliche Antragsvorbereitung ist Voraussetzung für eine zügige Bearbeitung durch das FDZ Gesundheit gemäß der gesetzlichen Vorgaben. Nur bei vollständiger und strukturierter Darstellung aller relevanten Informationen kann die Prüfung effizient erfolgen. Unvollständige Angaben, fehlende Nachweise oder unklare Projektbeschreibungen führen häufig zu Rückfragen und Verzögerungen – im Einzelfall auch zur Ablehnung des Antrags. Darüber hinaus erfüllt die Vorbereitung folgende Funktionen: 

• Formale Absicherung: Registrierung und Autorisierung sind rechtlich erforderlich.
• Datenschutzrechtliche Prüfung: Sonderregelungen (z. B. krankenkassenspezifische Auswertungen, Mindestfallzahlen) bedürfen klarer Nachweise.
• Organisatorische Klarheit: Strukturierte Anträge beschleunigen das Verfahren.

Die Institution muss zunächst eine verantwortliche Person benennen, die die Registrierung der Institution im Antragsportal des FDZ Gesundheit durchführt. Die institutsbeauftragte Person übernimmt administrative Aufgaben und kann weitere Mitarbeitende einladen, aber sie kann auch selbst alle Rollen im Portal übernehmen. 

Für die Registrierung ist das ausgefüllte und von der institutsbeauftragten Person sowie der Institutsleitung unterschriebene Formular zur Institutsregistrierung (nicht barrierefrei) [PDF, 133 KB] erforderlich; ein Scan ist ausreichend. Dieses Formular können Sie nach Ausfüllung im Antragsportal im Reiter “Institution registrieren” hochladen. Als Institutsleitung gilt eine zur rechtsverbindlichen Vertretung befugte Person, z. B. eine Direktorin oder ein bevollmächtigter Vertreter. 

Die Identitätsverifizierung erfolgt im FDZ System ausschließlich über das eIDAS-Verfahren der BundID. Dafür wird ein elektronischer Identitätsnachweis (Personalausweis, Aufenthaltstitel oder eID-Karte) benötigt. Bitte laden Sie vorab auch eine App (z.B. Windows oder Google Authenticator) für die Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Ihr Smartphone. 

1. Rollen im Antragsprozess

Für die Antragstellung sind folgende Rollen zu besetzen: 

• Antragsstellende Person: Verantwortlich für den Antrag und berechtigt, Analyseergebnisse herunterzuladen.
• Datennutzende Person: Führt die Analyse durch. Maximal zwei pro Antrag, beide müssen der registrierten Institution angehören.
• Zeichnungsberechtigte Person: Gibt den Antrag als vertraglich verantwortliche Person offiziell an das FDZ Gesundheit frei.

Diese Rollen können sich auch überschneiden. Entscheiden Sie vorab, wer in Ihrem Projekt welche Rolle(n) einnimmt.

2. Musterantrag konsultieren

Zur optimalen Vorbereitung auf Ihren Antrag stellt das FDZ Gesundheit einen Musterantrag (nicht barrierefrei) [PDF, 4 MB] zur Verfügung. Bitte nutzen Sie dieses Dokument als Leitfaden und orientieren Sie sich an den dort gezeigten Beispieltexten und Formulierungen – insbesondere bei der Beschreibung Ihrer Forschungsfrage, des methodischen Vorgehens und der Datenauswahl.

3. Forschungsfrage und Analysekonzept 

Für den Antrag benötigen Sie eine klare und gut strukturierte Beschreibung Ihres Forschungsvorhabens. Formulieren Sie Ihr Forschungsziel präzise und gliedern Sie Ihre Fragestellungen in eine Hauptfrage und gegebenenfalls mehrere Unterfragen. 

Ebenso wichtig ist ein präziser methodischer Ansatz: Beschreiben Sie, wie Sie mit den angeforderten Daten arbeiten möchten – dies ist die Grundlage für die Einrichtung Ihres Analyseraums im FDZ Gesundheit. 

Eine hilfreiche Orientierung bietet unser Musterantrag: Dort sehen Sie Beispiele, wie diese Angaben im Antragsportal formuliert werden können.

4. Relevante Daten identifizieren

Bitte prüfen Sie die Datensatzbeschreibung sorgfältig und wählen Sie die relevanten Berichtsjahre und Tabellen für Ihr Forschungsvorhaben aus. Einen praktischen Überblick, wie Sie diese Angaben im Antragsportal machen, finden Sie in unserem Musterantrag. 

Wichtig: Das FDZ Gesundheit darf ausschließlich die Daten freigeben, die für Ihre Analyse zwingend erforderlich sind – basierend auf der von Ihnen eingereichten Projektbeschreibung. Eine präzise Auswahl und Beschreibung ist daher entscheidend für den Antragsprozess.

5. Gebühren abschätzen

Die voraussichtlichen Kosten Ihres Antrags können Sie eigenständig berechnen – nutzen Sie dazu die Datentransparenz-Gebührenverordnung sowie das Gebührenbeispiel im Musterantrag. Bitte beachten Sie: Das FDZ Gesundheit kann keine Kostenvoranschläge ausstellen. 

Gebührenermäßigung beantragen: Einige Einrichtungen – etwa aus dem öffentlichen oder gemeinnützigen Bereich – können eine Reduzierung der Gebühren auf ein Zehntel beantragen. Ob Ihre Einrichtung dazu zählt, erfahren Sie in § 11 der Gebührenverordnung. Den Antrag auf Ermäßigung stellen Sie direkt im Antragsportal. Eine Vorabprüfung ist leider nicht möglich.

6. Geeignete technische Ausstattung für die Authentifizierung

Für die Anmeldung im Antragsportal benötigen Sie eine geeignete technische Ausstattung zur Authentifizierung. Folgende Komponenten sind erforderlich: 

• Ein Personalausweis mit aktivierter eID-Funktion und zugehöriger PIN
• Ein NFC-fähiges Smartphone oder ein geeignetes Kartenlesegerät
• Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung über eine App 

Bitte stellen Sie sicher, dass alle Komponenten vor Beginn des Antragsverfahrens bereitstehen.

In bestimmten Fällen sind zusätzliche Nachweise erforderlich, die Sie Ihrem Antrag beifügen müssen. 

• Wenn Sie krankenkassenspezifische Auswertungen planen, ist eine schriftliche Zustimmung der jeweiligen Krankenkasse notwendig.
• Bei einer Unterschreitung der Mindestfallzahl weniger als oder gleich 30 müssen Sie die wissenschaftliche Notwendigkeit sorgfältig begründen – auch datenschutzrechtlich. Prüfen Sie dabei, ob alternative Auswertungsformen wie aggregierte Altersgruppen oder weniger detaillierte Regionaldaten in Frage kommen.
• Für die direkte Beantragung der Nutzung pseudonymisierter Einzeldatensätze im Datenzuschnitt gelten besonders hohe Anforderungen:
  • Dieser ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig, etwa wenn andere Testdatenarten für die Entwicklung Ihres Skripts nicht ausreichen. Solche Anträge müssen durch Vorarbeiten oder einschlägige Fachliteratur nachgewiesen werden. Diese Nachweise müssen im Antragsportal angegeben werden.
  • Zusätzlich ist in diesen Fällen entweder eine förmliche Verpflichtung gemäß dem Verpflichtungsgesetz oder der Nachweis einer Berufsgeheimnisträgereigenschaft (§ 203 StGB) erforderlich.

Die Analyse erfolgt ausschließlich innerhalb der sicheren Verarbeitungsumgebung des FDZ Gesundheit. Je nach gewählter Arbeitsumgebung können unterschiedliche Programmiersprachen verwendet werden: 

• SAP HANA Database Explorer: SQL im SAP-HANA-Dialekt
• Posit RStudio: R und SQL
• Posit JupyterLab: Python und SQL 

Forschende sollten mit der verwendeten Programmiersprache sowie mit den Programmcoderegeln des FDZ Gesundheit vertraut sein. Dies gilt insbesondere für die Besonderheiten des SAP-HANA-Dialekts, der sich in Teilen vom klassischen SQL-Standard unterscheidet. 

Wichtigund empfehlenswert: Ein erster Entwurf des Auswertungsskripts kann vorab mit dem Public Use File (PUF) erstellt und anschließend über das Antragsportal in den Analyseraum für die weitere Bearbeitung eingebracht werden. Diese Gelegenheit sollten Sie unbedingt nutzen, um vor allem Kosten für die benötigte Zeit im Analyseraum zu reduzieren.